소규모 스타트업을 위한 업무 향상성 툴 Notion

스타트업이라면 한 번쯤 어떤 협업 툴을 써야

업무의 향상성을 가질 수 있을지 고민해 봤을 것입니다.

 

특히 산발적으로 저장되고 오가는 문서들을 정리하고 아카이빙하기는 쉽지가 않습니다. 구글이 좋은 것 같아서 구글을 쓰다가, 슬랙이 좋다 해서 슬랙을 쓰다가 하는 등 여러 툴을 왔다 갔다 하다 보면 자료는 산발적으로 저장되게 되고 결국엔 누락되는 데이터가 발생하기 마련입니다.

 

거기다 아카이빙뿐만 아니라 업무의 워크 플로우를 추적하고 협업할 수 있는 트렐로 등의 툴을 따로 더 사용하기 시작하면 자료 하나를 찾을 때 상당한 시간이 걸리기도 합니다.

 

실제로 전에 있던 곳에서 공유 및 저장 툴로는 구글 드라이브와 드롭박스, 기본적인 소통 및 협업 툴로는 트렐로와 슬랙을 동시에 사용했었고, 자주 쓰는 자료라면 금방 찾을 수 있지만 자주 쓰는 자료가 아니면 언제 어디에서 자료가 누락되었는지, 언제 어떤 소통을 했었는지, 모두 챙기면서 하기에 너무 정신없었고 불필요한 시간을 버리는 느낌을 많이 받았습니다.

 

이처럼 트렐로, 슬랙, 잔디, 구글 드라이브 등 다양한 협업 툴을 많이 사용해 봤지만 항상 어딘가 아쉽다는 느낌을 떨칠 수가 없었습니다.

 

그런 아쉬움 때문인지 꾸준히 지속적으로 사용한 툴은 그나마 메신저 기능이 있는 슬랙이나 잔디 정도였습니다.

 

그러던 와중에 1월쯤에 처음으로 Notion이라는 툴을 알게 되어 쓰게 되었고 사용성이 무척 좋다는 것을 느끼고 회사 인원 전체는 아니지만, 마케팅팀 내부적으로는 꾸준하게 사용하고 있습니다.

 

어떤 이유에서 이 툴을 계속 쓰고 있는 것인지, 왜 이 툴이 좋은 것인지 한 번 알아보고자 합니다.

 

 

 

업무를 위해 필요한 조건

 

회사에서는 혼자서 처리하는 일도 있지만 팀 단위로 이루어지는 프로젝트/업무가 있습니다. 또 혼자서 처리하고 있는 업무도 어떤 일을 하고 있는지 진행 상황은 어떤지 소통하는 것도 중요합니다.

 

하지만 일일히 구두로 전달하기엔 번거롭고 시간을 많이 잡아먹으며 그렇다고 안할 수도 없는 부분입니다. 이런 부분을 원활히 하고자 협업 툴, 문서화 툴을 이용하게 된는 것이죠. 그렇다면 이러한 협업 툴을 정할 때 어떤 기준으로 선정하게 될까요?

 

아래 기준은 저의 업무을 바탕으로 작성해 본 기준입니다. 회사마다, 업무마다 다를 수 있으니 참고만 해 주세요:)

 

1. 작업 진행 현황 및 체크를 위해 타임라인 및 워크 플로우를 쉽고 간편하기 표시 및 공유가 되어야 한다.

 

2. 각종 자료(디자인, 개발, 일반 문서, 동영상 등)가 쉽고 원활하게 공유되어야 한다.

 

3. 협업 공간 이외에 개인적으로 아카이빙하고 체크할 수 있는 기능이 있으며, 협업 란에 공유하기 쉬워야 한다.

 

4. 서로의 피드백을 위해 알림 및 멘션 기능과 댓글 기능이 있으면 좋다.

 

5. 문서 및 자료를 보기 쉽게 정리 및 카테고라이징하기 쉬워야 한다.

 

6. 다른 사람과 동시에 편집해도 오류가 없어야 한다.

 

보통 크든 작든 이런 기능들을 포함하고 있는 협업 툴들이 있습니다. 대표적으로는 애버노트, 컨플루언스, 트렐로, 슬랙, 잔디, 구글 시트 등이 있을 것입니다.

 

 

 

그렇다면 각 툴마다 대표 기능과 단점은 무엇일까요?

 

  • 애버노트 : 회의록/문서 위주의 아카이빙 툴이며 자료 공유와 동시 편집이 대표 기능으로 대표적인 문서 협업 툴이지만 그 이외의 기능을 기대하기 어렵다.

 

  • 구글 드라이브 : 대부분의 회사에서 이용하는 G Suite와 쉽게 통합되고 스프레드시트, 슬라이드 등 MS Office를 대체할 수 있는 역할을 해주기도 하며 여러 명이 동시에 편집이 가능한 등 편리한 점이 많지만, 폴더 및 파일 구조는 문서가 많아질수록 찾기 힘들고 모바일에서 보기 어려움

 

  • 컨플루언스 : 개발문서 정리하기에 좋고 지라와 함께 도입하면 한 공간에 문서를 쌓아놓고 정리하고 공유하고 이슈 관리에는 최적화 되어있지만 툴이 많이 무거워 UI 전환 속도 및 파일을 불러오는 속도가 불편할 정도로 느린 편이다.

 

  • 트렐로 : 협업에 특화되어 있고, 워크 플로우를 한 눈에 메모처럼 보기 편하다. 하지만, 그이외의 기능을 기대하기 어렵다.

 

  • 슬랙/잔디 : 메신저와 같은 실시간 소통 기능 및 카테고리별 채널 운용은 편리하지만 자료 아카이빙 용도로 쓰기 불편하다.

 

 

위의 툴들 이외에도 다양한 툴이 있지만 대부분은 저 위에 있는 툴의 기능에서 크게 벗어나지 않는 기능을 가진 툴입니다.

 

기업에서는 다양한 이유로 문서화가 필요하지만 가장 중요한 것은 업무 정보 공유입니다. 담당자가 없어도 업무의 연속성을 유지시키고 업무의 흐름을 쉽게 알 수있고 업무 진행 단계의 커뮤니케이션과 업무 이관 단계의 커뮤니케이션 등 업무 정보 공유는 상당한 비중을 차지하고 있습니다.

 

대부분의 스타트업 기업들은 업무 정보 공유를 위해 보통 위의 툴 중 적게는 1개에서 보통 2~3개정도의 툴을 복합적으로 사용하여 각자 툴의 장점만을 사용하는 형태로  이용합니다.

 

대개 구글(이메일 커뮤니케이션)+ 슬랙이나 잔디 OR 트렐로(소통 중시=메신저, 워크 플로우 체크=트렐로) + 애버노트나 컨플루언스(문서화도구) 입니다.

 

이렇게 3가지만 해도 정확하게 용도가 구분되지 않아 자료나 정보가 혼재되어 어디에 언제 저장되고 있는지 파악하기가 어렵습니다. 이렇게 사용하다 보면 거의 한 개의 툴만 집중적으로 사용하고 나머지 툴은 거의 등한시하는 결과가 발생하기도 합니다.

 

저도 남들과 다르지 않았고, 거의 구글 위주로 사용하며 잔디를 메신저 용도로만 사용하며 일정 관리는 불편하지만 어쩔 수 없이 구글 캘린더를 이용했습니다.

 

그러던 와중에 좀 더 효율적인 협업을 위해 툴을 찾다가 노션을 찾게 되어 마케팅 팀 내에서 우선적으로 노션을 사용하게 되었고, 처음엔 그냥 트렐로 상위 버전인가 싶었습니다. 그렇게 사용하다 보니 어느새 3개월 동안 아무 이상 없이 오히려 더욱 적극적으로 활용하며 사용하고 있습니다. 

 

 

 

손쉽게 활용 가능한 Notion  대표기능

 

가장 많이 쓰는 기능은 당연 팀 내 업무 일정 관리입니다. 노션에서는 업무 일정 관리를 4가지 모드로 사용할 수 있습니다.


이 점이 노션을 쓰는 것에 있어서 가장 강력한 동기가 되지 않나 싶습니다.

 

업무 관리

 

  • Board View : 보드 뷰는 쉽게 생각해서 트렐로와 가장 흡사한 기능이라고 보시면 됩니다. 업무 진행 단계를 나누고 상태에 따라 구분하는 방식입니다.

 

  • Table :  업무를 하나의 표로 정리된 뷰로 볼 수 있습니다.

 

  • Calender : 캘린더는 제가 가장 많이 사용하는 기능으로 업무를 달력에 넣어 관리할 수 있습니다.

 

  • Task : 테스크는 업무 프로젝트 카테고리별로 구분해서 관리하기 좋습니다.

 

이 처럼 네 가지로 구분되는 기능이 있고 본인의 업무 성향에 맞춰 선호하는 기능을 사용하는 것이 좋습니다.

 

저는 콘텐츠 마케팅을 하는 사람인 만큼 시간 관리 및 계획 공유를 동시에 하기 위해서는 캘린더 뷰로 보는 것이 가장 편하다고 생각했고 그 기능을 주로 사용하고 있습니다. 캘린더 뷰로 일정위주로 보다가도 테이블뷰로 전환하여 보면 task 위주로 손쉽게 정리하여 볼 수도 있습니다.

 

 

노션 업무 등록 방법

 

업무를 등록할때도 담당자, 산출물, 코멘트 멘션 내용 등 업무 전달 및 공유에 있어 필요한 설정이 모두 있어 매우 쉽게 등록 및 공유가 가능합니다.

 

이 기능 이외에도 개인적인 주간/일간 ToDo 리스트를 관리하며 업무 일정을 조율하고 있고, 마케팅 관련 문서나 리서치 자료들을 카테고리별로 구분해서 관리하는 기능 등 아직까지는 장점이 단점보다 확연히 많다고 느끼고 있습니다.

 

아카이빙 및 카테고리 분류

 

 

[장점] 

  • 맥, 윈도우, 안드로이드, 아이폰 등 모든 곳에서 활용할 수 있고 구동 및 사용이 편합니다.

 

  • 트리 구조의 문서 정리와 검색하기 편합니다.(페이지 내 페이지 가능)

 

  • 다양한 문서 포맷을 제공하여 종류별로 아카이빙 하기 편합니다.

 

  • 개발문서 및 간단한 엑셀 함수 등의 활용이 가능합니다.

 

  • 칼럼을 나누고 꾸미기 쉽습니다.

 

  • 협업 기능(ToDo, 칸반 보드, 템플릿) / 구글 드라이브 임베드 제공

 

  • 소규모(10명 이하) 커뮤니케이션에 활용하기 좋다.

 

[단점]

  • 유료 가격 : 무료 회원은 1000개 블록까지 생성할 수 있고 유료는 월 4달러 수준
    – 4인 이하의 소규모의 그룹이라면 구글 드라이브(아카이빙)와 함께 사용 시 무료로도 사용 가능할 것으로 판단됨.

 

  • 많은 기능이 합쳐져 있는 만큼 그만큼의 숙련도를 얻기까지 오래 걸릴 수 있다.

 

  • 공유하고자 하는 것의 URL 링크를 제공하지만 하이퍼 링크로써 제공되지 않는 문제점.

 

  • 원화 표기 불가(달러, 유로, 파운드, 엔, 루블, 루피만 가능)

 

  • 15명 이상, 20명 이상 등 사용하는 사람의 숫자가 많아질수록 커뮤니케이션과 업무 관리가 어려울 것으로 판단됨

 

그리고 가장 매력적이었던 부분은 구글 드라이브와 임베드 가능하다는 점과 활용도가 무궁무진하다는 점입니다. 

 

 

결론 및 그 외 활용 방법

요새 Notion을 이용하여 기업의 미니 블로그처럼 활용하거나 개인 블로그(포트폴리오) 용도로 활용하는 사례도 늘어나고 있습니다. 

 

 

이처럼 다양한 방식으로 활용할 수 있고 그것을 쉽게 공유하며 업무적인 부분뿐만 아니라 개인의 성장에 도움을 줄 수 있는 영역까지 활용 가능한 점이 가장 큰 장점 중 하나가 아닐까 싶습니다.

 

Notion을 이용함으로써 3~5개의 툴을 활용 하던 것을 2~3개로 줄일 수 있다면 업무의 효율성이 늘어나 업무 생산성에 기여하여 나와 기업의 성장에 발판이 될 수 있을 것이라고 생각합니다.

 

Notion이 완벽한 해결책이 될 순 없지만, 이 글이 업무 향상과 나의 성장을 위한 결정에 조금이나마 도움이 되길 바랍니다.

 

 

 

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